|
Att upphandla affärssystem är mycket komplext men också affärskritiskt eftersom det berör kärnan i verksamheten med t.ex. ekonomisk redovisning, fakturering order och tillverkning. Att gå från flera enskilda system, till att få dem att fungera integrerat, kräver noggrann förplanering eftersom fler personer med olika roller blir involverade.
Varför ska man då ha ett affärssystem om det är så komplext?
Samordningsfördelarna är mycket stora för om dubbelregistreringar av information sker är det ineffektiv administration och risken för fel ökar för varje steg. Man minskar antalet licenser och programvaruleverantörer. Dessutom är det komplicerat att få enkel överskådlig information om verksamheten.
De flesta affärssystem är standardiserade (Med standardiserade menas att programmen utvecklats av programvaruleverantörer för många företag.) där enorma utvecklingskostnader är gjorda. Just för att de är standardiserade krävs en anpassningar till varje företag. Ibland kan det ske av användare själva men oftast behövs konsulthjälp. Affärssystemföretagen erbjuder bra och viktig kompetens men med utgångspunkt från det egna systemet som de kan leverera. Eftersom ett affärssystem inte kan kan vara bäst på allt, krävs inte sällan integration med andra system.
Vi utgår från kunden och användarnas krav, analyserar behov, önskemål, rutiner och processer tillsammans med strategisk utveckling och sammanfattar dem till krav. Kraven följs upp utan t.ex. motstridiga krav och tvetydigheter. (För att göra ändringar efter installationen kan vara 10-20 ggr dyrare än att specificera dem från första början.)
Vi finns för att minska våra uppdragsgivares risker med upphandling, kunna optimera befintliga system och öka lönsamheten med kostnadseffektiv administration. Vi är leverantörsoberoende och har inga system att sälja, men däremot har vi kunskaper om processerutveckling, förbättra rutiner, tekniska kunskaper som programmeringsspråk och systemplattformar och de olika affärssystemens möjligheter. Vi ger tryggheten att lyckas med ett affärssystemprojekt.
vår förstudie utgår vi från verksamheten som att systemen effektivt ska stödja affärsmål med effektiva rutiner och processer. Verksamhetssystemen måste även vara flexibla för att möta nya krav och önskemål från kunder, som ger nya affärsmöjligheter till försäljning och ge konkurrensfördelar. En bra förstudie minimerar riskerna radikalt som att välja fel affärssystem och sprängda tids- och kostnadsramar, eftersom problem och möjligheter upptäcks i ett tidigt skede. Förstudien utgår nuvarande processer, önskemål och krav som dokumenteras med en rapport, med förslag på 3-10 affärssystem.
Att upphandla ett affärssystem är ett mycket komplext jobb. För alla i organisationen blir involverade, nya rutiner, roller och arbetssätt ändras för att öka affärsmöjligheterna och minska de administrativa kostnaderna. Man måste även ta hänsyn till teknikval och leverantörens eller återförsäljarens kompetens erfarenheter.
För det handlar om långsiktig affärsrelation på 5-10 år. Själva licens- kostnaderna utgör kanske 10% av totalkostnaderna, resten är konsult- anpassningar, eget arbete, drift, underhåll och support. Allt detta måste vägas in och bedömas i en upphandling.
Kravspecifikationen bör, för bästa resultat, utgå från möjligheterna med de förbättrade rutiner och processer och prioriteras, gärna med en ekonomisk kalkyl.
I vår kravspecifikation prioriteras kraven som t.ex. att motstridiga krav sammanförs, outtalade krav få man upp, så att det inte blir som en överraskning när installationen har skett.
I förstudien har ett antal möjliga affärssystem valts ut och en offertförfrågan sänds till dem. Med stöd av kravspecifikationen väljs de mest intressanta leverantörerna ut för en slutlig upphandling.
Vi stödjer med rådgivning eller kan genomföra hela, eller delar av upphandlings- processen på uppdrag.
|
|
